Au sein de votre entreprise, il est possible que vous soyez amené à utiliser un tampon (appelé Seal en anglais).
Comment utiliser un tampon d'entreprise correctement est un des dilemmes auxquels vous pouvez être confronté si votre entreprise dispose d'un ensemble important de documents sur lesquels il faut statuer.
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Qu'est-ce qu'un tampon ?
Un tampon d'entreprise est un moyen de confirmer qu'un document est certifié et accepté par toutes les parties impliquées dans la prise de décision. Il est considéré comme la signature ou la marque officielle de la société. Un tampon d'entreprise comprendra :
- Le nom de l'entreprise enregistrée
- L'année de constitution
- L'état dans lequel il a été légalement déposé
Le tampon de la société ne doit être utilisé qu'avec l'autorisation des dirigeants de la société. Lorsque le tampon de l'entreprise est apposé sur un document, la signature du Manager peut également être requise.
Traditionnellement, la cire à cacheter était utilisée pour imprimer le tampon sur les documents de l'entreprise. Plus courante aujourd'hui est l'utilisation de deux plaques métalliques gravées du tampon de l'entreprise. Le gaufrage laisse une marque claire sur le papier lorsque les plaques sont fermement pressées l'une contre l'autre. Alternativement, le tampon peut être apposé à l'aide d'un tampon encreur et d'un tampon en caoutchouc. Il peut aussi être digitalisé, on parle alors d’un « e-seal ».
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Quand pourriez-vous avoir besoin d'un tampon d'entreprise ?
Les documents importants qui pourraient nécessiter un tampon d'entreprise sont :
- Contrats de travail
- Accords avec les fournisseurs
- Contrats de vente
- Procès-verbaux des réunions
- Baux
- Documents de prêt
- Demandes gouvernementales
- Documents le'gaux
- Certificats d'adhésion
- Certificats d'actions
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Un tampon d'entreprise est-il nécessaire aujourd'hui ?
Comme de nombreuses entreprises évoluent avec le temps et que les transactions se font par voie électronique, le tampon de l'entreprise est de moins en moins utilisé. Certains États reconnaîtront désormais la signature d'un individu qui a été autorisé à agir au nom de la société plutôt qu'un tampon de la société. C’est le cas de la Floride.
