¿Está pensando en constituir una sociedad de responsabilidad limitada (limited) en Hong Kong? Si es así, según la Ordenanza de Sociedades de Hong Kong, debe nombrar un secretario de empresa, también denominado company secretary local, para su sociedad hongkonesa. Pero ¿qué es exactamente un secretario de empresa? ¿Qué funciones desempeña y necesita uno para garantizar el cumplimiento de su sociedad de responsabilidad limitada en Hong Kong? Siga leyendo para obtener más información.
¿Qué es un company secretary?
El company secretary es un representante de la sociedad que debe informar al Registro de Sociedades sobre cualquier cambio en la estructura de la empresa y en sus datos clave relativos al personal (es decir, sus administradores y accionistas). Tenga cuidado de no confundir un "secretario de empresa" con un "secretario" que puede limitarse a realizar tareas administrativas. Un secretario de empresa designado oficialmente desempeña un papel mucho más avanzado en la gestión jurídica de una empresa.¿Debo nombrar un company secretary en Hong Kong?
Sí, el nombramiento de un secretario de empresa competente es obligatorio para una sociedad de Hong Kong. Según la ley y la Ordenanza de Sociedades, toda sociedad privada constituida en Hong Kong debe contar con un secretario de empresa para cumplir con las autoridades locales. Por lo tanto, no podrá constituir una sociedad sin nombrar uno, y una sociedad está obligada a mantenerlo durante toda su existencia, así como una cuenta bancaria correspondiente a nombre de la sociedad. Nuestro despacho, Merritt Asia, está presente en Hong Kong desde 1998 y actúa como company secretary de su sociedad.¿Qué hace un company secretary?
La función de un secretario de empresa es garantizar que las empresas cumplan sus obligaciones legales, especialmente en lo relativo a las declaraciones fiscales en Hong Kong. Más concretamente, un secretario de empresa debe ayudar a mantener actualizados los registros y libros legales de una empresa y actualizarlos cuando sea necesario. Las responsabilidades del company secretary suelen incluir la gestión de las obligaciones legales y las declaraciones fiscales de la empresa en Hong Kong.- Gestionar las actas de las juntas de accionistas y del consejo de administración;
- Gestionar el cambio de nombre de la sociedad y el cambio de domicilio registrado; un paso crucial para el business registration en Hong Kong.
- Informar sobre los cambios en los datos de contacto de los administradores y accionistas;
- Nombrar nuevos administradores e informar sobre el cese de los administradores existentes de una empresa en Hong Kong;
- Organizar la transferencia de acciones, la emisión de acciones y el aumento de capital;
- Preparar y presentar las declaraciones anuales;
- Mantener actualizados los registros y libros legales de la empresa (por ejemplo, el registro de administradores, el registro de accionistas, el registro de controladores significativos, etc.);
- Gestionar el correo administrativo (si utiliza su Oficina Registrada - tenga en cuenta que se recomienda hacerlo, ya que su secretario de empresa normalmente le informará y le indicará qué hacer con este tipo de correspondencia).
¿Quién puede ser un secretario de empresa?
Un individuo o una persona jurídica puede ser un secretario de empresa, pero tenga en cuenta que esto tiene importantes implicaciones para la gestión fiscal de su sociedad hongkonesa.- El único administrador de una sociedad privada no puede ser también el secretario de empresa (es decir, uno de los administradores de la sociedad puede ser el secretario de empresa únicamente si hay más de un administrador en el cargo);
- Si el secretario de empresa es una persona física, debe residir en Hong Kong (de forma permanente o no) y participar en la gestión fiscal de la sociedad;
- Si el secretario de empresa es una persona jurídica, su domicilio registrado o domicilio social debe estar en Hong Kong. Además, debe contar con una licencia válida de proveedor de servicios fiduciarios o corporativos (también denominada licencia TCSP) expedida por el Registro de Sociedades.
