Dentro de su empresa, es posible que deba utilizar un sello (llamado Seal en inglés).
Cómo utilizar correctamente un sello corporativo es uno de los dilemas a los que puede enfrentarse si su empresa dispone de un conjunto importante de documentos sobre los que debe tomar una decisión.
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¿Qué es un sello?
Un sello corporativo es un medio para confirmar que un documento está certificado y aceptado por todas las partes implicadas en la toma de decisiones. Se considera la firma o marca oficial de la empresa. Un sello corporativo incluirá:
- El nombre registrado de la empresa
- El año de constitución
- El estado en el que se registró legalmente
El sello de la empresa solo debe utilizarse con la autorización de los directivos de la empresa. Cuando el sello corporativo se estampa en un documento, también puede ser necesaria la firma del gerente.
Tradicionalmente, se utilizaba cera para sellar e imprimir el sello en los documentos de la empresa. Hoy es más común utilizar dos placas metálicas grabadas con el sello corporativo. El gofrado deja una marca clara en el papel cuando las placas se presionan firmemente entre sí. Como alternativa, el sello puede estamparse utilizando una almohadilla de tinta y un sello de goma. También puede digitalizarse; en ese caso, se denomina «e-seal».
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¿Cuándo podría necesitar un sello corporativo?
Los documentos importantes que podrían requerir un sello corporativo son:
- Contratos de trabajo
- Acuerdos con proveedores
- Contratos de venta
- Actas de reuniones
- Contratos de arrendamiento
- Documentos de préstamo
- Solicitudes gubernamentales
- Documentos legales
- Certificados de afiliación
- Certificados de acciones
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¿Es necesario hoy un sello corporativo?
A medida que muchas empresas evolucionan con el tiempo y las transacciones se realizan electrónicamente, el sello corporativo se utiliza cada vez menos. Algunos estados ahora reconocerán la firma de una persona autorizada para actuar en nombre de la empresa en lugar del sello corporativo. Este es el caso de Florida.
