¡Somos su "secretario corporativo"!

Hong Kong es una de las regiones más dinámicas del mundo y está considerada una de las mejores jurisdicciones para establecer una sociedad. Hong Kong se beneficia de un sistema fiscal ligero, con tasas impositivas bajas. Clasificada como la economía más libre del mundo entre 1995 y 2019, Hong Kong representa la plataforma perfecta para desarrollar su actividad en Asia y a nivel internacional. Para poder beneficiarse de todas estas ventajas, el primer paso es registrar la sociedad en Hong Kong. Para ello, necesitará un Company Secretary francófono para crear su sociedad en Hong Kong. Desde 1998, Merritt Asia es un Company Secretary (secretario corporativo) debidamente registrado en Hong Kong. En efecto, una de las condiciones para poder registrar una sociedad y comenzar su actividad en la jurisdicción de Hong Kong es contar con un Company Secretary. Tenga en cuenta que este mandato es obligatorio; sin él, no será posible comenzar su negocio en Hong Kong.

Pero ¿qué es un Company Secretary?

Un Company Secretary es un agente autorizado para representar a su sociedad de Hong Kong ante las autoridades de Hong Kong. Las funciones de un Company Secretary están establecidas por la ley y solo puede actuar en nombre de la sociedad ante las autoridades en el marco del seguimiento legal de la sociedad (declaraciones fiscales y sociales, procedimientos administrativos relacionados con la transferencia de participaciones, cambio de nombre de la sociedad, nombramiento de un director, etc.). Una de las funciones del Company Secretary es asegurarse de que la empresa y sus operaciones se gestionen de conformidad con la ley. No tiene acceso a la cuenta bancaria de la sociedad y en ningún caso es un director («gerente») de la sociedad. Nuestra sociedad Merritt Asia Limited está autorizada para representarle: no somos revendedores, sino un agente regulado por las autoridades y habilitado para representarle.

¿Por qué es tan importante elegir bien a su Company Secretary?

El Company Secretary es el representante legal de su entidad ante las autoridades locales, por lo que es primordial elegirlo correctamente. Estas son algunas de nuestras competencias y las principales razones por las que debería elegir al despacho Merritt como Company Secretary.

Es una obligación legal

Elegir un Company Secretary no es una opción, es LA condición para registrar una empresa en Hong Kong. Es muy sencillo: si no tiene un Company Secretary, su empresa no podrá registrarse. Incluso podría ser perseguido por las autoridades si intenta desarrollar actividades comerciales sin un Company Secretary. Por tanto, le interesa elegir cuidadosamente a su Company Secretary antes incluso de iniciar los trámites de constitución de su sociedad.

• Su enlace con las administraciones locales

Si la administración de Hong Kong quiere ponerse en contacto con usted, el Company Secretary será su principal punto de contacto. Por tanto, su Company Secretary se encarga de responder a todas las solicitudes de la administración y desempeña un papel primordial como representante y responsable ante las autoridades.

• Garantizar la vigilancia legal, fiscal y política

Su Company Secretary se asegurará de que sus actividades cumplan las leyes y normativas locales. Se han establecido normativas y políticas para regular las actividades comerciales en Hong Kong. Un Company Secretary es más que necesario para garantizar que su negocio cumpla las particularidades corporativas, financieras y fiscales locales. Esto evitará que su empresa entre en conflicto con la ley.

Pero aparte de eso, ¿cuál es el papel de un Company Secretary?

Su Company Secretary tiene numerosas tareas; estas son algunas de ellas:

• Asegurar el cumplimiento fiscal de su empresa

Una de las principales funciones de su Company Secretary es facilitar y garantizar el cumplimiento fiscal de su empresa. Si hay algo que debe recordar, es que la administración de Hong Kong es muy sencilla en materia fiscal, y la asistencia de su Company Secretary hará que no tenga nada de qué preocuparse. Estas son algunas de las funciones de su Company Secretary:

• Registrar la empresa ante el Inland Revenue Department (IRD) después de la constitución de su sociedad. Este paso es prioritario, ya que permitirá que la empresa registre sus datos en los archivos gubernamentales.
• Solicitar una autorización adicional que la empresa pueda necesitar en materia fiscal. Esta función le resultará muy importante cuando se enfrente a problemas fiscales complejos que requieran aclaraciones por parte de las autoridades.
• Al cierre de cada ejercicio, el Corporate Secretary se asegura de que su empresa presente correctamente y a tiempo las declaraciones de impuestos. Esto es muy importante para garantizar que pueda beneficiarse de las ventajas fiscales, cuando corresponda, y evitar sanciones.

• Conservar y actualizar los documentos estatutarios de la sociedad

Cuando crea una empresa en Hong Kong, el Company Secretary recibe el mandato de conservar todos los documentos de su sociedad. Esto proporciona a las agencias gubernamentales un acceso directo y sencillo a todos los documentos de su sociedad cuando sea necesario. Por ejemplo, en caso de una controversia fiscal, el Inland Revenue Department se pondrá directamente en contacto con el Company Secretary de su empresa para inspeccionar los registros. El Corporate Secretary debe actualizar todos los documentos de la sociedad cuando cambien sus datos. Por ejemplo, si cambia la distribución de las participaciones, el Company Secretary deberá actualizar el registro de accionistas y administradores. Para mantener informados a los accionistas sobre las operaciones de la sociedad, el Company Secretary también se encarga de crear y compartir diferentes informes.

• Servir de enlace con las distintas partes interesadas

Una de las principales funciones de su Company Secretary es servir de enlace con las distintas partes interesadas, especialmente con aquellas cuyo mandato tiene un impacto en las operaciones diarias de la empresa. Entre ellas pueden encontrarse la Bolsa de Hong Kong, el Departamento de Hacienda y el Registro Mercantil... Estas estrechas relaciones permiten que su Company Secretary esté permanentemente alerta y al tanto de las novedades políticas y normativas...

¿Por qué elegir a Merritt como secretario corporativo?

Merritt Asia Limited forma parte de la red Merritt, que cuenta con oficinas en Hong Kong, los Emiratos Árabes Unidos y Florida, Estados Unidos. Nos encargamos de la constitución y el seguimiento de sociedades en Hong Kong como «Company Secretary» desde 1998. Como se ha explicado anteriormente, el «Company Secretary» es un mandato obligatorio para todas las sociedades registradas en Hong Kong. Sin él, no será posible iniciar su actividad. Ponemos a disposición de nuestros clientes todas las competencias de nuestro grupo, especialmente en materia de asesoramiento jurídico, tanto desde nuestra sede en Hong Kong como desde nuestras oficinas de Dubái y Estados Unidos. Nuestro equipo, de tamaño reducido, está formado por profesionales del derecho y la contabilidad que están a su servicio para garantizar el éxito de sus actividades profesionales en Hong Kong y en el resto del mundo. Contáctenos en el +971 52 820 0964 o envíenos un correo electrónico a: support@merritt.group